Reuniones improductivas con sabor a café

Mucho se ha hablado, escrito, escuchado y debatido sobre reuniones improductivas. La mayoría de los managers lleva a sus espaldas unas cuantas horas de formación sobre gestión eficaz del tiempo, pero o no lo interiorizan o directamente no les importa la eficacia de este tipo de espacios, porque siguen estando ahí, devorando y consumiendo recursos.

Aunque todas pueden calificarse de improductivas, tienen sus matices y en este post -por aquello de que en ocasiones se resuelve más en la máquina del café que alrededor de una mesa de reuniones- voy a utilizar precisamente este símil para describir alguna de ellas.

En el TOP 5, por su frecuencia en nuestras organizaciones, se encuentran las reuniones tipo:

#1 “Café solo corto”.

Suelen comenzar sin previo aviso, con un “¿tienes un momento?”. En estas reuniones el convocante suelta un speech, que tenía más o menos preparado, te dice lo que quiere que hagas de manera telegráfica y no espera réplica. Si tienes dudas, peor para ti.

 

#2 “Café solo largo”.

Normalmente son reuniones convocadas con cierta  antelación  o incluso periódicas, eso sí comenzar, lo que se dice comenzar, lo harán por sistema entre 10-20 minutos tarde y finalizarán seguramente una hora después de lo previsto. En ellas siempre hay un participante que parece disponer de todo el tiempo del mundo. Habla y habla sin parar, de lo divino y de lo humano, esté o no relacionado con el objetivo de la reunión. Cuando finaliza, tienes agujetas en los oídos, un agujero en el estómago, estrés acumulado por la cantidad de trabajo que te queda por hacer y la sensación de pérdida absoluta de tiempo.

 

#3  “Café con leche el de toda la vida”.

Convocatoria: “En cuarto de hora nos vemos en mi despacho para tratar unos temas”. Reuniones sin planificación y por supuesto sin orden del día. Como desconoces el motivo  real de la reunión y no tienes ni idea de esos temas que van a ser tratados no preparas nada y cuando el convocante te pregunta “¿Cuáles son los resultados?” miras al horizonte y con mayor o menor fortuna contestas “estoy concluyendo el informe, mañana los envío”. El final de estas reuniones es el comienzo de la siguiente (sentarse para ver el informe que no se ha presentado) empleando el doble e incluso el triple de tiempo, recursos y esfuerzos para abordar y resolver el tema en cuestión.

#4 “Café con leche corto de café”.

Están convocadas un día y a una hora concreta, pero 30 minutos antes (incluso en la misma puerta de la sala de reuniones), el convocante os dice “lo siento, vamos a tener que posponerla unos minutos, estoy pendiente de una llamada urgente”. El tiempo transcurre y la sala de reuniones reservada para una hora sigue vacía. En el último momento os reunís, planea telegráficamente por los temas incluidos en el orden del día y como el tic tac del reloj llega a su fin, termina antes de comenzar con un “os convoco otro día para ampliar la información”.

#5 “Café descafeinado”.

Son reuniones convocadas a bombo y platillo, en las que se va a contar “algo importante para el equipo”. Durante semanas todo el mundo alimenta los corrillos de la empresa haciendo conjeturas sobre su posible contenido, generándose unas tremendas expectativas ante tanto misterio y formalidad; el día acordado se asiste con un cierto nerviosismo. Comienza. Hablan, hablan. Y tú escuchas, escuchas y esperas, esperas porque tras 1 hora sólo se han contado cuatro cosillas de nada y la traca final, la gran noticia no llega. Finalizada abandonas la sala con un “seguro que me he perdido algo; esto es más de lo mismo ¿Dónde está la novedad?”.

 

La lista podría continuar; estos son sólo algunos ejemplos que seguro has identificado, pero estoy convencida de que podríamos ampliarla con muchos más ¿Cuáles incluirías tú?